长江油运：集团管控模式构建人力资源系统
2010年03月17日 06时 航运界
人力资源作为企业的五大资源之一，在企业资源中占有非常重要的地位。当今，国内外航运企业之间的竞争，从某种意义上来说，就是人才的竞争。航运企业做大做强，不仅需要有船舶运力这种硬实力，而且需要有人力资源、信息化水平这些软实力。企业信息化水平，是衡量一个企业有没有国际化的核心竞争力、有没有现代化管理水平的重要指标。
南京油运是专业从事石油及其制品运输的专业化航运企业，为支持和配合企业的战略转型，更好地参与国内和国际石油运输市场的竞争，公司决定在大力发展海上运力的同时，同步推进人才工程和信息化工程建设，于2005年8月启动南京油运新一轮信息化建设。在新建设的十一个应用系统中，人力资源管理系统和船员管理系统，专门为公司人力资源管理提供决策支持和信息服务。
建设思路
目前，企业的人力资源管理，已经不仅仅是人力资源部门的工作，而是需要企业各部门的参与和协助。人力资源作为南京油运发展战略管理的重要组成部分，是公司实现战略目标的重要支撑之一。人力资源管理系统的开发应用，其目标是要建设成为支持企业实施人才工程战略、落实以人为本管理思想和实践科学发展观、实现企业持续发展的重要管理工具之一。南京油运的业务特点及企业发展战略决定了公司适用集团型人力资源管理模式，即“人力资源战略管控结合业务控制模式”。其特征就是以公司总部为中心，实现对所属单位、子公司、分公司或其他成员企业的管理和控制，要求公司内部人力资源信息的收集、筛选、加工、传递和利用达到过程清晰、操作简洁、处理快捷、效果显著，在江海两个板块内部，人力资源控制能够细化到具体业务的操作，包括流程的参与和审批。
在本轮信息化工程人力资源管理系统建设之前，公司只有分散的人事信息系统、工资核算系统、船员证书系统、绩效考核系统等，各系统相对孤立，孤岛现象严重。人力资源数据存放比较分散，部门之间、科室之间都没有实现甚至没有考虑信息共享，因重复维护人员信息数据，经常造成数据的不统一、不完整，以及随时可能丢失等问题，所以亟需建立统一的人力资源管理信息化平台，实现人力资源信息集中管理，克服由于单位、部门、地域等原因造成的人员管理问题和数据统计分析问题。
主要特点
统一信息平台，加强集中管控。南京油运新一轮信息化建设，由于在公司内网信息门户(PORTAL)中实现了各业务系统的单点登陆(SSO)功能，从而实现了一次登陆，多系统使用。我们借助金蝶EAS中的HR系统，实现了南京油运各项人力资源业务集中管控，重新建设了一套全面完整的人力资源业务体系。以前南京油运下属各单位职务体系不统一，各自都有自己的职务体系，在此次人力资源系统建设时，我们凭借金蝶EAS系统的技术平台，统一了全公司的职务体系，加强了集团统一管理的职能，提高了数据统计的准确性和及时性。使管理人员从繁重的事务性工作中解放出来，提高了工作效率。公司领导和各部门领导可以及时查看所需要的人力资源信息和人力资源报表。
由“人找人”转变为“事找人”。传统的人力资源业务处理模式是：一个业务发起人拿着审批表，到各个部门和领导那里去签字审批。如果审批人因出差不在办公室或因其它原因不能立即处理时，流程就必须停止下来，业务发起人只有耐心等待审批。有时候仅仅需要个别部门进行内部处理审批，由于未能及时告知相关人员，从而造成相关数据或信息未能及时建立。例如公司新进员工，员工部建立了该员工的相关数据信息，但负责社保统筹的业务人员未必能够全都或及时知道并建立相关数据信息，从而造成了新进员工业务处理不完整或不及时等情况。这种典型的“人找人”管理模式效率较低，难以满足现代企业人力资源管理的需求。
为改变“人找人”的业务处理模式，我们采用了金蝶EAS系统中工作流机制，通过“工作流”来规范人力资源管理的每一个流程，使人事管理工作标准化、信息化、流程化，所有审批流程通过网络流转，可以进行本地审批、远程审批、委托审批，操作处理十分及时方便。系统还提供了一系列报警功能，相关业务工作流需要操作时都由系统自动提醒相关人员，已经由“人找人”向“事找人”的工作方式转变。与此同时，相关部门将公司内部人力资源管理工作流程重新梳理了一遍，对不合理的流程进行改造，删减冗余的流程节点，使现有业务操作流程更清晰，更合理，更快捷。
南京油运HR系统实现了薪酬与岗位、人员信息的整合，包括岗位工资，工龄工资的自动计算，人员异动后自动匹配岗位工资，社保数据自动计提，形成社保统筹报表，并将社保统筹数据自动传递到薪酬，月度绩效考核结束后，可直接参与浮动薪酬的核算，且操作简单方便。员工可以通过员工平台对个人薪酬信息进行查询。系统提供了多种薪酬报表和工资条查询、打印功能。其中薪资管理模块可针对不同的薪资方案进行灵活、快捷的配置，不同的薪资方案不同的单位可以共同使用，即使薪资方案发生变化，也可实现快速更改配置，且不同单位可实现多种薪资方案并存使用。
南京油运建立了全公司的培训管理平台，结合能力素质模型和培训体系设计，为每一个岗位、每一个员工设计相关的培训课程，培训主管可以通过EAS HR系统定制培训计划，征集培训需求，进行培训通知，记录培训结果，培训报表查询等业务，员工也可以通过我的工作台进行培训需求征询、培训申请、报名、结果反馈等。
消除信息孤岛。由于行业的特殊性质，南京油运同时还有一套船员管理信息系统也属于人力资源的范畴。为了消除信息孤岛，保证数据信息的集中统一，将船员管理系统中的船员基础数据集成到人力资源管理系统中来，并且当船员相关数据发生变动修改时，能够立即自动触发数据同步，以保证人力资源管理系统中的数据的完整、及时、准确。
同时，还将人力资源系统中的薪资数据与金蝶EAS中财务管理系统进行了数据集成，当每月薪资数据计算出来以后，自动传输至财务管理系统中自动生成凭证，保证了数据传递的快速性和准确性，避免了人工操作的烦琐。
明显的效益
目前，南京油运HR系统已经在长江板块和海上板块的机关及各级单位得到了广泛使用，各自实现了集团管控型管理模式，其主要功能包括组织管理、员工管理、薪酬管理、培训管理、合同管理、绩效管理、社保统筹管理等几大模块。在很大程度上规范了管理流程，信息透明、共享，消除了繁重的重复劳动，有效的提高了工作效率，使我们的人力资源系统应用不断的得到改进，不断的更贴切公司的使用需求，使人力资源管理具有高效率、高水平，逐步形成了以集团管控模式为基础，准确的人员基础信息为核心，以工作流为信息传输工具，以员工工作台为平台的现代化人力资源管理模式。
来源：中国信息化
